Fakturor ”försvann” i den gamla lösningen på AGA Gas AB. Kunder ringde och undrade varför de fått inkassokrav när de inte ens fått en faktura. 2012 skapade 21 Grams en helhetslösning för AGA.
”Kunderna är nöjda och vi sparar upp mot två miljoner kronor om året på samarbetet med 21 Grams”, säger Leif Nilsson

AGA Gas AB bytte ut sin gamla fakturahantering 2012. Bolaget gjorde ett vägval: fakturahanteringen var otidsenlig, där systemet var tungrott med bland annat svårförstådda fakturor.

”När sedan faktureringsunderlagsfiler försvann blev kunderna upprörda. Det är naturligtvis inte bra vare sig för dem eller oss, att få ett inkassokrav innan de ens fått fakturan”, säger Leif Nilsson. ”Kunderna blev lidande och en del slutade helt enkelt tro på oss”.

Då byggde 21 Grams ett helt nytt system för AGA ”Jag bad 21 Grams skräddarsy en helhetslösning för oss och jag vet att jag verkligen utmanade dem, speciellt när det när det gällde e-fakturor”, säger Leif Nilsson.
På ett halvår skapade en ny helhet i fakturahanteringen på AGA: nytt format på pappersfakturor, ny layout i färg istället för bara svartvitt , eFaktura och eMail.

21 Grams gör en pre-processing baserad på AGA:s rådata inför portooptimeringen och printen. 21 Grams får en fil från AGA och processar den för olika kanaler: postföretag, där de hittar det billigaste portot och snabbaste utbärningen, eFaktura , eMail och auotgiro. Dessutom levererar 21 Grams arkivtjänster.

Projektet tog sex månader och nu är lösningen implementerad i sex länder där AGA finns.

”Det är en markant skillnad mot tidigare”, säger Leif Nilsson om det nya systemet.

Leif Nilsson säger att AGA sparar ”runt två miljoner kronor om året”, och därtill kan läggas all tid som sparas.

”Självklart ägnade vår kundtjänst mycket tid åt kunder som var missnöjda. Vi har minskat tidsåtgången där och därmed sparat pengar. Dessutom är det naturligtvis en fråga om goodwill”, säger han.

Sedan säger han, att ibland var läget pressat: han satt i en del ”krismöten” med den gamla leverantören som krävde både mycket energi och tid.

”Nu är vi på AGA trygga i den lösning vi använder”
Leif Nilsson

Leif Nilsson säger nu att AGA har fått bättre kontroll på fakturaflödet, ökat servicegraden mot kunderna samt infört nya tjänster tack vare den nya fakturalösningen från 21 Grams. Sänkta print-och portokostnader och ett förbättrat kassaflöde tack vare e-faktura och direktbetalningar via internet” har bidragit till ett mycket lyckat projekt”.

”21 Grams har ett unikt kundfokus, det liksom sitter i väggarna där. De är snabba, både i tanke och handling. De lyssnar på vad vi behöver och kommer snabbt på lösningar. 21 Grams har en hängivenhet som gynnar oss kunder”, säger Leif Nilsson.

Om AGA

AGA är det ledande gasbolaget i Norden och Baltikum. AGA är den självklara samarbetspartnern för företag inom många olika branscher. De har ett omfattande utbud av produkter och tjänster för industri- och specialgas, och teknisk support för att uppfylla våra kunders behov. AGA är också en pålitlig leverantör av LNG och biogas. För privatakonsumenter erbjuder AGA gasol- och mineralvattenprodukter.

På AGA hjälper de sina kunder att skapa mervärde, tydliga konkurrensfördelar och därmed säkerhet, hållbarhet och bättre lönsamhet.

Nyckeltal för AGA i de nordiska och baltiska länderna, 1 600 anställda, 8 länder, 10 språk, 90 produktionsenheter på 59 platser, 600 försäljningsställen och 400 000 gaskunder

Vill du vet mer om hur vi jobbat med AGA?

Hör gärna av dig till oss för att få reda på hur vi kan hjälpa dig optimera er kommunikation.

Maila Stefan Ring Stefan