Nyligen skickade Collectum års-besked till 1,2 miljoner privatanställda tjänstemän. Genom att låta den svenska portooptimeraren 21 Grams effektivisera postprocessen sparar Collectum både pengar och får bättre kontroll på sina kostnader för utskrift och porto. Till sin hjälp har 21 Grams mjukvaran iSort, uppföljningstjänsten C/O och ett 25-tal svenska postföretag att tillgå.

Sedan flera år tillbaka sker Collectums alla utskick med hjälp av portooptimeraren 21 Grams. Så sent som i mars skedde det senaste stora utskicket då 1,2 miljoner privatanställda tjänstemän fick sitt års-besked i brevlådan.

– Sedan 2006 outsourcar vi hela vår postprocess till 21 Grams, vilket vi beräknar har sparat över två miljoner kronor per år. Så vi talar om enorma besparingar och det fina är att processen inte har varit förenad med extra utgifter eller insatser från vårt håll, utan 21 Grams tar hand om allt, säger Anders Gerebäck, driftchef på Collectum.

Collectum bildades 2002 och ägs av Svenskt Näringsliv och förhandlings- och samverkansrådet PTK. Collectum ansvarar för att administrera tjänstepensionen ITP för företag, försäkrade och försäkringsbolag. Detta innebär att Collectum rligen hanterar 19 miljarder kronor i premier fördelade på 28 000 företag och ett 20-tal försäkringsbolag. En av Collectums allra viktigaste uppgifter består i att ge företag och försäkrade tillförlitlig information om ITP, vilket gör att Collectums årliga utskick av års-besked spelar en avgörande roll i sammanhanget.

– Vi strävar hela tiden efter att hitta nya och smarta arbetssätt och sett ur ett sådant perspektiv är vårt samarbete med 21 Grams ett ypperligt exempel på detta, säger Anders Gerebäck.
– Många tänker inte på att det finns stora pengar att spara kring post- och portohantering. Särskilt för organisationer som liknar vår, det vill säga som har riktigt stora volymer på sina utskick. Så ju större utskick det rör sig om desto mer kan du spara, säger Anders Gerebäck.

21 Grams affärsidé bygger på att hjälpa företag och organisationer att nå lägre portokostnader genom effektiv hantering hela vägen från datafilen till brevlådan. I genomsnitt sparar varje kund som allra minst tio procent av sina totala portokostnader, men ofta rör det sig om betydligt större siffror än så, vilket Collectum kan intyga.

– Många tänker inte på att det finns stora pengar att spara kring post- och portohantering. Särskilt för organisationer som liknar vår, det vill säga som har riktigt stora volymer på sina utskick. Så ju större utskick det rör sig om desto mer kan du spara, säger Anders Gerebäck.

I och med samarbetet med 21 Grams beräknar Collectum ha sparat resurser inom tre viktiga huvudområden: Avtals- och fakturakontroll cirka 1-2 procent per år, portooptimering 10 procent per år och ytterligare 5-10 procent på smartare rutiner vid val av kuvert och brevpapper. Sammantaget ger det en total besparing på cirka 17 procent per år.

Om Collectum

Collectum är länken mellan tjänstemän som har tjänstepensionen ITP, arbetsgivarna som betalar pensionspremierna och försäkringsbolagen som förvaltar pensionerna.
Fakta: 2 miljoner tjänstemän har tjänstepensionen ITP. 33 000 företagskunder har tecknat ITP för sina anställda.2014 förmedlade vi 29 miljarder kronor i premier till försäkringsbolagen. Collectum skickar ut det röda kuvertet med tjänstemännens årsbesked. Collectum ägs av Svenskt Näringsliv och PTK, Ledarna, Sveriges Ingenjörer och Unionen.

Vill du vet mer om hur vi hjälpte Collectum?

Hör gärna av dig för att få reda på hur vi kan hjälpa dig optimera era utskick.

Maila Stefan Ring Stefan