– Nu är fakturan snyggare och lättare att jobba med, konstaterar Lars Sjöström, IT-chef på Scania Finans
– 21Grams kunde erbjuda ett enkelt fakturaflöde med en rimlig prislapp så därför fick de uppdraget. Vi har dessutom en skyldighet att lagra alla fakturor i tio år och när 21 Grams kunde erbjuda detta som en tilläggstjänst så var det en stor fördel för oss. E-arkivering var nämligen något som vissa av de andra leverantörerna inte ville ta ansvar för.

Scania Finans

Finansiella tjänster är en viktig del av Scania Finans affärserbjudande och ingår ofta i totallösningar för kunderna. Datametrix, som numera ingår i 21 Grams sedan sommaren 2011, var med på leverantörslistan vid upphandlingen när företaget skulle välja en ny leverantör för fakturahantering. – När jag kom in i processen hade listan bantats till tre eller fyra företag. Det som gjorde att vi valde Datametrix då numera 21 Grams i slutändan var att de utöver fakturasystemet erbjöd att hantera produkterna och mjukvaran själva, säger Lars.

– Vi bytte system främst för att kunna få en layoutmässig fördel. Systemet var redan stabilt men problemet var att de medarbetare som hade byggt upp det slutat hos oss och det var låst till ett format, med ett typsnitt, en logotyp och text på bestämda platser. Idag kan Scania Finans styra sina fakturors layout lättare och deras system kan leverera upp till 80 XML-mallar som de kan använda.

Fakturering för fem länder

Som en internationell aktör har Scania Finans kunder från fem olika länder som ska få fakturor och ibland används avbetalningsplaner för kunder och alla dessa måste hanteras på ett bra sätt. Innan årets slut får de även ytterligare länder att fakturera.

-21 Grams sköter olika typer av utskick åt oss men det största arbetet är med fakturering. Vi har idag ett löpande avtal med 21 Grams där de hanterar faktureringen

Arbetssättet är mer ekonomiskt

Lars beskriver det nuvarande arbetssättet som kostnadsbesparande.
-21 Grams har ett flöde för fakturahantering och när de hanterar utskicken så kan vi få upp volymen och spara pengar på administration. Vi lägger bara upp fakturafilerna på en FTP-server så plockar de upp dem och ser till att en faktura skrivs ut och postas till kunden. Vi har också ett eArkiv idag så vi kan ta upp fakturorna på skärm och svara på frågor när kunder ringer.

Vi träffas två gånger per år och då blir vi uppdaterade om vad som är möjligt.
Lars Sjöström, IT-chef på Scania Finans

Hålls uppdaterade om möjligheter

Scania Finans har kontinuerlig kontakt med 21 Grams där de hålls uppdaterade om vad som sker på teknikfronten och vilka nya möjligheter som finns.
– Vi träffas två gånger per år och då blir vi uppdaterade om vad som är möjligt. Vi skulle till exempel kunna sätta in reklamutskick och sådana saker men det är något vi inte hunnit se över ännu.

Om Scania Finans

Scania är verksamma i över 100 länder och har över 35.000 anställda. Scania Finans AB erbjuder via sina återförsäljare finansieringslösningar för lastbilar, bussar, påbyggnader och släp.

Något som föll dig i smaken?

Hör gärna av dig till oss för att få reda på hur vi kan hjälpa dig optimera er post.

Maila Dan Ring Dan