E-arkiv

Ett lättillgängligt arkiv för dina kunddokument.

Lagra alla era digitala kunddokument, såsom fakturor och andra underlag i ett eget e-arkiv. Lättillgängligt enligt dina önskemål för kundservice, ekonomi eller andra avdelningar som snabbt behöver komma åt dokumenten digitalt.

Att skapa och upprätta ett effektivt, säkert och lättillgängligt arkiv kan vara ganska krävande. Åtminstone om du har behov av kontinuerlig tillgång till fakturor eller andra kunddokument. Vi på 21grams hjälper dig att skapa ett e-arkiv, helt enligt dina önskemål på vad du vill lagra och hur länge.

Du väljer vad ni vill lagra och hur ditt e-arkiv ska vara sökbart. Det kan innehålla fakturor, avtal, ordersedlar eller andra viktiga kunddokument.

Du når arkivet via ett modernt webbgränssnitt eller integration via API om du vill arbeta vidare i ert eget gränssnitt. Du kan också välja att lagra tilläggsinformation, såsom information om hur en viss faktura har distribuerats, fysiskt eller digitalt i olika kanaler. Självklart uppfyller vi alla krav kring lagring och arkivering vad gäller säkerhet och bokföringskrav.

Vänd dig till oss på 21grams om du vill veta mer om hur vi skulle kunna skapa ert e-arkiv. Vi berättar förstås också gärna mer om hur du kan kombinera det med fler av våra tjänster, till exempel e-faktura, fysiska brev, e-post och digitala brevlådor.

Tre goda skäl att välja 21grams

Tillgängligt. E-arkivet är plattformsoberoende, webbaserat och du hittar snabbt och enkelt en faktura eller dokument som skickats till din kund.

Flexibelt. Integrera dina befintliga system via API för åtkomst till arkivet – eller jobba mot ett modernt webbgränssnitt som vi sätter upp för dig.

Säkert. Du bestämmer regelverket för vilka av dina interna avdelningar som behöver tillgång till e-arkivet för att komma åt den viktiga kundinformationen.

Frågor och svar

Vad är ett e-arkiv?

En digital plats för lagring av dina viktiga kunddokument. Genom 21grams tjänst e-arkiv kan vi bygga upp ditt arkiv exakt så som du vill ha det med enkel åtkomst från er egen miljö.

Hur länge behöver man spara bokföringsunderlag?

Bokföring och övriga underlag måste sparas i sju år enligt lag. I 21grams e-arkiv bestämmer du som kund vilka lagringsvillkor som ska gälla för dina underlag.

Vad ska jag lagra i e-arkivet?

Egentligen kan du lagra alla typer av dokument. Det vanligaste är att man lagrar kundfakturor och andra dokument kopplade till köpprocessen, men även avtal och andra underlag förekommer. Det gör att kundserviceavdelningar och andra som snabbt behöver ge service till sina kunder enkelt kommer åt underlagen.

Är det säkert med ett e-arkiv?

Självklart uppfyller vi alla nödvändiga säkerhetskrav vad gäller IT-säkerhet och åtkomst. Du sätter reglerna för vad och hur länge du önskar lagra något i e-arkivet.

Hur kommer man igång med e-arkiv?

Via en enkel integration via API sätter vi upp en smidig åtkomst till ditt e-arkiv. Vi kan också erbjuda ett modernt webbgränssnitt för åtkomst till arkivet. Vi på 21grams guidar dig genom hela processen.

Vi jobbar redan i ett gränssnitt, måste vi lära oss något nytt?

Genom att vi kan koppla upp åtkomsten via API mot ert gränssnitt, behöver ni inte lära er ännu ett system. E-arkivet är bara en lagringsplats som ni tittar in i.