Fakturaer bare forsvant i den gamle løsningen på AGA Gas AB. Kunder ringte inn og lurte på hvorfor de hadde fått inkassokrav når de ikke en gang hadde mottatt noen faktura. I 2012 etablerte 21 Grams en helhetlig løsning for AGA.

“Kundene er fornøyde og vi sparer opp til to millioner kroner i året på samarbeidet med 21 Grams”, sier Leif Nilsson.

AGA Gas AB byttet ut sitt gamle fakturasystem i 2012. Selskapet gikk i en annen retning: fakturahåndteringen var gammeldags, systemet var tungvint og fakturaene var vanskelige å forstå.

“Når fakturafiler begynte å forsvinne, ble kundene opprørte. Det er naturligvis ikke bra verken for dem eller oss å motta inkassokrav før de i hele tatt har fått fakturaen” forteller Leif Nilsson. “Det gikk ut over kundene og mange mistet rett og slett tilliten til oss”.

21 Grams laget da et helt nytt system for AGA. “Jeg ba 21 Grams om å skreddersy en helhetlig løsning for oss, og jeg vet jeg ga dem en real utfordring, spesielt når det kommer til e-fakturaer”, sier Leif Nilsson.

På et halvt år ble en ny komplett fakturaløsning skapt for AGA: nytt format på papirfakturaer med nytt layout i farger i stedet for bare sort-hvitt, e-faktura og e-post faktura.

21 Grams gjør en forbehandling basert på AGAs rådata før portooptimering og utskrift. 21 Grams får en fil fra AGA og behandler den for ulike kanaler: postal distribusjon, der de finner den rimeligste portoen og raskeste leveringen, e-faktura, e-post og avtalegiro. I tillegg leverer 21 Grams arkivtjenester.

Prosjektet tok seks måneder og nå er løsningen implementert i seks land.

“Det er en markant forskjell fra tidligere”, sier Leif Nilsson om det nye systemet.

Leif Nilsson sier at AGA sparer “rundt to millioner kroner i året”, i tillegg til tidsbesparinger.

“Selvfølgelig brukte kundesenteret vårt mye tid på misfornøyde kunder. Vi har minket tidsbruket der, og sparer dermed penger på det. Dessuten er det naturligvis et spørsmål om godvilje”, sier han.

Nilsson forklarer videre at de stadig var under en del press: han satt i en del “krisemøter” med den gamle leverandøren, som krevde mye tid og energi. 

“Nå er vi i AGA trygge på den løsningen vi benytter”
Leif Nilsson

Leif Nilsson säger nu att AGA har fått bättre kontroll på fakturaflödet, ökat servicegraden mot kunderna samt infört nya tjänster tack vare den nya fakturalösningen från 21 Grams. Sänkta print-och portokostnader och ett förbättrat kassaflöde tack vare e-faktura och direktbetalningar via internet” har bidragit till ett mycket lyckat projekt”.

”21 Grams har ett unikt kundfokus, det liksom sitter i väggarna där. De är snabba, både i tanke och handling. De lyssnar på vad vi behöver och kommer snabbt på lösningar. 21 Grams har en hängivenhet som gynnar oss kunder”, säger Leif Nilsson.

Om AGA

AGA er det ledende gasselskapet i Norden og Baltikum. AGA er den naturlige samarbeidspartneren for selskaper innen mange ulike bransjer. De har et omfattende utvalg av produkter og tjenester for industri- og spesialgass, og teknisk støtte for å oppfylle sine kunders behov. AGA er også en pålitelig leverandør av LNG og biogass. For privatkunder tilbyr AGA gass- og mineralvannsprodukter.

Hos AGA hjelper de sine kunder med å skape merverdi, tydelige konkurransefordeler og dermed sikkerhet, holdbarhet og bedre lønnsomhet.

Nøkkeltall for AGA i de nordiske og baltiske landene:  1600 ansatte, 8 land, 10 språk, 90 produksjonsenheter på 59 forskjellige stedser, 600 utsalgssteder og 400 000 gasskunder.

Vil du vite mer om hvordan vi har jobbet med AGA?

Ta kontakt med oss for å høre mer om hvordan vi kan hjelpe deg med å optimalisere din kommunikasjon.

Maila Stefan Ring Stefan