Gjennom å la den svenske postoptimereren 21 Grams effektivisere prosessen, sparer Collectum både penger og de får bedre kontroll på sine kostnader. Collectum benytter 21 Grams programvaren iSort og C/O-tjenesten for enklere portoadministrasjon.

I flere år har alle utsendelser fra Collectum blir utført ved hjelp av portooptimering hos 21 Grams, inkludert utsendelse av årsoppgaven til 1,2 millioner ansatte i privat sektor som sendes i postkassen.

– Siden 2006 har vi tjenesteutsatt hele vår posthåndtering til 21 Grams, hvilket i følge våre beregninger har spart oss for over to millioner kroner pr år. Så vi snakker om enorme besparelser, og det fine er at prosessen ikke har ført til ekstra utgifter eller innsats fra vår side. 21 Grams tar hånd om alt, sier Anders Gerebäck, driftsansvarlig hos Collectum.

Collectum ble etablert i 2002 og eies av Svenskt Näringsliv og forhandlings- og interaksjonsrådet PTK. Collectum er ansvarlig for å administrere tjenestepensjonen ITP for virksomheter, for de forsikrede og for forsikringsselskap. Dette innebærer at Collectum behandler poliser for 19 milliarder kroner i året, fordelt på 28 000 virksomheter og et 20-talls forsikringsselskaper. En av Collectums aller viktigste oppgaver består i å gi virksomheter og forsikrede pålitelig informasjon om ITP, som betyr at Collectums årlige utsendelse av årsoppgaver utgjør en avgjørende rolle i denne sammenheng.

– Vi søker hele tiden etter å finne nye og smartere arbeidsmetoder, og ut ifra et slikt perspektiv er vårt samarbeid med 21 Grams et ypperlig eksempel på dette, sier Anders Gerebäck.

21 Grams forretningsidé bygger på å hjelpe organisasjoner med å oppnå lavere portokostnader gjennom effektiv håndtering, hele veien fra adressegrunnlag til postkassen. I gjennomsnitt sparer hver kunde minst ti prosent av sine totale portokostnader, men ofte handler det om betydelig større beløp enn som så, hvilket Collectum kan bekrefte.

– Mange tenker ikke på at det er store beløp å spare på post- og portohåndtering. Spesielt for organisasjoner som oss, med betydelige postvolum. Så jo større utsendelser det handler om, jo mer kan du spare, sier Anders Gerebäck.

I samarbeid med 21 Grams har Collectum, i følge deres beregninger, oppnådd innen tre viktige hovedområder: avtale- og fakturakontroll (ca 1-2 prosent pr år), portooptimering (ca 10 prosent pr år) og smartere rutiner ved valg av konvolutt og brevpapir (5-10 prosent). Sammenlagt gir det en total besparing på ca 17 prosent pr år.

Om Collectum

Collectum er koblingen mellom ansatte i privat sektor i Sverige med tjenestepensjonen ITP, arbeidsgiverne som betaler pensjonspremien og forsikringsselskapene som forvalter pensjonen.

Fakta: 2 millioner ansatte har tjenestepensjonen ITP. 33 000 virksomheter har tegnet ITP for sine ansatte. I 2014 ble det formidlet 29 millioner kroner i premier til forsikringsselskapene.

Vil du vite mer om hvordan vi har jobbet med Collectum?

Ta kontakt med oss for å høre mer om hvordan vi kan hjelpe deg med å optimalisere din kommunikasjon.

Maila Stefan Ring Stefan